Come si organizza una mostra?

Ma come si organizza una mostra?

Spesso mi fanno questa domanda, ma purtroppo non c’è la ricetta o la formuletta magica per organizzare la mostra di successo.

Però ci sono sicuramente una serie di best pratices che sarebbe opportuno seguire per arrivare a portare a casa un buon risultato.

Sarebbe importante distinguere se stiamo organizzando una mostra per noi (ovvero che gestiremo noi in toto, guadagnando anche dalla biglietteria e dalle sponsorizzazioni) o se la stiamo organizzando per terzi che ci pagheranno il “pacchetto” che gli portiamo già bello e pronto e che loro devono poi gestirsi per incassare i biglietti ecc.

Ma cominciamo a prendere in considerazione le cose comuni a entrambe le situazioni. Ci sono 3 aspetti fondamentali da tenere presenti e che non vanno mai trascurati:

• Punto n.1 – Avere ben chiaro e definito qual è il progetto che si vuole andare a realizzare e soprattutto qual è il suo budget. Questo è fondamentale. Spesso si parte con una vaga idea creativa che poi cambia o evolve in corso d’opera e questa è una cosa dannosissima perché crea confusione nei ruoli, aumento dei costi senza controllo, cambiamenti di rotta continui per tutti con il solo risultato di rischiare di non finire in tempo, portare a casa un risultato arraffazzonato e sforare il budget che ci eravamo dati (nella speranza che ce lo fossimo dati). Quindi progetto chiaro definito e ‘chiuso’, cioè una volta stabilito come deve essere la mostra, quali devono essere le opere, come dev’essere fatto l’allestimento… basta! Si spengano i cervelli dei creativi e si mettano all’opera le braccia degli operativi senza ripensamenti (salvo, ovviamente, cause di forza maggiore). E non vi fate impietosire dal curatore o dalla curatrice di turno che un mese dopo la chiusura del progetto vi fa gli occhi dolci (nel migliore dei casi, o le scenate isteriche più facilmente) e vi dice che le è venuto in mente che è diventato di fondamentale importanza avere proprio quell’opera che sta nel piccolo museo del Kazakistan orientale senza la quale la mostra perderà di qualsiasi senso e sarà un flop totale. Imparate a dire dei no e a metter subito degli stop a questo genere di richieste. Se il progetto è chiuso vuol dire che è CHIUSO!
• Punto n.2 – Definire esattamente chi sono i membri e quali sono i ruoli all’interno del team, innanzitutto, e a seguire scegliere tutti gli stakeholders da coinvolgere (prestatori, musei, fornitori, ecc.). E qui vi consiglio di andarvi a rivedere il video Le tre regole del team creativo che ho pubblicato un po’ di tempo fa. Le persone con cui lavorate sono quella cosa che fa la differenza, sia per quanto riguarda lo staff interno sia per quanto riguarda i fornitori con cui bisogna relazionarsi. È importante saper scegliere le persone giuste e non accontentarsi o, peggio ancora, tentare di coinvolgere amici e/o parenti in base alla simpatia o all’entusiasmo. Le persone vanno scelte in base alle loro competenze e ad una serie di skill di cui abbiamo già parlato. Tutto il resto conta poco: posso avere il team più disponibile, volenteroso e simpatico del mondo, ma se poi le cose non le sa fare e le attività delegate ritornano tutte indietro al mittente è davvero un grosso problema. Voi direte: ma le persone giuste costano. Si, è vero, costano e a livello di budget dobbiamo essere pronti a sostenere questi costi. Ma vi assicuro che vi costa molto di più uno che vi fa perdere giornate intere perché non è in grado di lavorare in autonomia e vi chiede cose in continuazione, piuttosto che un professionista che quando gli assegni un’attività se la smazza dall’inizio alla fine e, semmai, ti aggiunge anche quel quid in più che viene fuori dalla sua esperienza che porta con sé anche all’interno del tuo progetto. Se nel budget non c’è spazio per pagare i collaboratori giusti è meglio rinunciare in partenza al progetto.
• Punto n.3 – Creare un timing blindato che preveda chi fa cosa e in che tempi dal primo giorno di lavoro all’ultimo. Questa è una di quelle classiche cose che spesso il project manager fa e che poi nessuno guarda mai. Quindi è fondamentale chiarire fin dall’inizio che questo strumento non è un optional ma che sarà il punto di riferimento costante per tutti ed è importante anche quindi stabilire dei momenti di controllo e di verifica dello stato di avanzamento dei lavori. È una cosa assolutamente da non sottovalutare perché il ritardo di una sola persona e/o di una sola attività può portare a catena una serie di ritardi e di problemi a tutto il lavoro. Quindi partendo dalla data dell’inaugurazione stabilita, a ritroso si vanno a calcolare tutti i tempi delle attività concatenate. È ovvio che se solo una di queste cose salta si scompiglia tutto. Ad esempio, se le opere devono essere installate in tre giorni e la ditta che fa l’allestimento ritarda perché l’architetto gli ha dato in ritardo il progetto perché il curatore gli ha dato in ritardo le indicazioni su come dovevano essere piazzate le pareti, arriviamo che dobbiamo fare la nottata per mettere su le opere in un solo giorno e il lighting designer deve fare i salti mortali per fare i puntamenti la mattina della conferenza stampa sperando che i giornalisti facciamo più domande possibili per avere quel quarto d’ora in più per finire il lavoro.

Come vedete, alla fine, queste attività propedeutiche all’organizzazione di una mostra non sono attività strettamente ‘artistiche’ o ‘creative’, sono ‘regole’ applicabili a qualsiasi progetto e a qualsiasi contesto ma, proprio per questo, sono regole fondamentali anche per la buona riuscita dell’organizzazione di una mostra piccola o grande che sia.

Quindi il trucco è: sicuramente cominciare con il piede giusto perché, come si dice, chi ben comincia non è proprio a metà dell’opera, ma sicuramente ha più chance di arrivare alla fine.